Règlements administratifs

L'organisation porte le nom d'Association canado-caribéenne de la région de Waterloo, ci-après appelée la CCAWR ou la personne morale.

Le siège social est situé dans la région de Waterloo, dans la province de l'Ontario, à l'endroit où les affaires de l'Association sont menées à l'occasion.

L'exercice financier de l'Association s'étend du 1er janvier au 31 décembre.

« CCAWR » désigne l'Association canado-caribéenne de la région de Waterloo

« Association » désigne l'Association canado-caribéenne de la région de Waterloo.

« Organisation » désigne l'Association canado-caribéenne de la région de Waterloo.

« Règlement administratif » désigne le présent règlement administratif (aussi appelé la constitution), les règlements et tout autre règlement administratif de la personne morale, tels que modifiés, qui sont en vigueur à l'occasion.

« Statuts » désigne les statuts constitutifs, originaux ou mis à jour, ou les statuts de modification, de fusion, de réorganisation, de dissolution ou de reconstitution de la personne morale, ou une loi spéciale la visant;

« Conseil » désigne le conseil d'administration de la personne morale

« Administrateur » désigne un membre du conseil d'administration de la personne morale

« Dirigeant » désigne le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, qui doivent chacun être administrateurs et qui sont élus par les membres votants en vertu du présent règlement administratif, ainsi que les autres dirigeants que le conseil peut nommer pour remplir les fonctions prévues au présent règlement administratif ou prescrites par le conseil;

« Membre » désigne tout membre de la CCAWR dûment admis selon les modalités de l'article 4 des présents règlements administratifs, c'est-à-dire une personne qui a été admise comme membre de la personne morale conformément aux dispositions du présent règlement administratif et dont l'adhésion n'a pas pris fin conformément à la Loi et au règlement administratif;

« Membres » désigne l'ensemble des membres de la personne morale.

« Assemblée des membres » désigne une assemblée annuelle, une assemblée extraordinaire ou

une assemblée annuelle et extraordinaire des membres.

« Auditeur » désigne une personne autorisée à effectuer une mission d'audit ou d'examen de la personne morale en vertu de la Loi de 2004 sur l'expertise comptable et qui est indépendante de la personne morale, de ses sociétés affiliées ainsi que des administrateurs et des dirigeants de la personne morale et de ses sociétés affiliées.

« Loi » désigne la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (Ontario), L.O. 2010, chap. 15, y compris les règlements pris en application de celle-ci, ainsi que les modifications, lois ou règlements qui peuvent la remplacer à l'occasion.

« Loi de l'impôt sur le revenu » désigne la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada), L.R.C. 1985, chap. 1 (5e suppl.), y compris les règlements pris en application de celle-ci, ainsi que les modifications, lois ou règlements qui peuvent la remplacer à l'occasion;

« Règlements » désigne les règlements pris en vertu de la Loi, tels que modifiés, refondus ou en vigueur à l'occasion;

« Résolution ordinaire » désigne une résolution qui :

• est soumise à une assemblée des membres de la personne morale et adoptée à l'assemblée, avec ou sans modification, par au moins la majorité (50 % + 1) des voix exprimées, ou
• reçoit le consentement écrit de chaque membre de la personne morale habilité à voter à une assemblée des membres de la personne morale.

« Résolution extraordinaire » désigne une résolution qui est :

• soumise à une assemblée extraordinaire des membres de la personne morale dûment convoquée aux fins d'examiner la résolution et adoptée à l'assemblée, avec ou sans modification, par au moins les deux tiers des voix exprimées, ou
• approuvée par écrit par chaque membre de la personne morale habilité à voter à une assemblée des membres.

Faire progresser l'éducation :

• (a)
  en offrant aux jeunes et aux adultes noirs, autochtones et de couleur des programmes structurés de préparation à l'emploi, de mentorat, de leadership et de formation en entrepreneuriat;
• (b)
  en offrant des bourses d'études accessibles au public aux étudiants dans le besoin, destinées à leurs études postsecondaires;
• (c)
  en proposant au public des expositions sur le patrimoine et des festivals d'art mettant en vedette des spectacles, des arts visuels, des présentations multimédias et des ateliers interactifs, afin de sensibiliser le public à l'histoire et à la culture des Caraïbes.

Soulager la pauvreté en offrant des microsubventions à des personnes dans le besoin afin qu'elles puissent démarrer une entreprise.

Accomplir tous les actes accessoires et connexes à la réalisation des fins caritatives susmentionnées.

L'adhésion à la personne morale est ouverte aux personnes d'origine caribéenne, à leur famille et à toute autre personne qui partage les buts et objectifs de la personne morale. L'adhésion doit respecter la législation applicable en matière de droits de la personne et ne doit pas exercer de discrimination illicite fondée sur la race, la religion, le sexe ou d'autres caractéristiques protégées. Les candidats à l'adhésion doivent accepter de respecter les règlements administratifs, les politiques et les procédures de la personne morale.

Sous réserve des statuts, la personne morale compte trois catégories de membres :

• (a)
  Membres réguliers (à part entière)
  Un membre à part entière a le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les assemblées des membres de la personne morale, d'y assister, d'y participer et d'y voter, et peut occuper une charge ou être nommé à des comités. Chaque membre à part entière a droit à une voix à toutes les assemblées des membres.
• (b)
  Membres affiliés (associés)
  Un membre affilié est un membre non payant qui a le droit de recevoir un avis de convocation à toutes les assemblées des membres de la personne morale, d'y assister et d'y participer, et qui peut être nommé à des comités, mais qui ne peut pas être administrateur. Un membre affilié n'a pas le droit de voter aux assemblées des membres.
• (c)
  Membres honoraires
  Un membre honoraire est une personne nommée à vie par résolution du conseil d'administration et a droit à tous les privilèges et services d'un membre à part entière. Aucune cotisation annuelle n'est exigée d'un membre honoraire.

Les demandes d'adhésion sont soumises par écrit ou au moyen d'un processus électronique approuvé et sont approuvées par le conseil d'administration. Le conseil rend sa décision sur les demandes d'adhésion dans les 30 jours suivant leur réception. Les candidats dont la demande est refusée reçoivent un avis écrit de la décision, y compris les motifs du refus, et peuvent présenter un appel au conseil pour réexamen dans les 14 jours.

L'adhésion (à part entière) devient active à l'approbation du conseil et au paiement de la cotisation requise. Un membre en règle a payé sa cotisation, respecte les règlements administratifs de la personne morale et figure comme « actif » sur la liste des membres.

Tous les membres (à part entière) sont réputés en règle, sauf :

• (a)
  un membre qui n'a pas payé la cotisation annuelle ni les cotisations spéciales, le cas échéant, lorsqu'elles sont exigibles. Un tel membre n'est pas en règle tant que ces montants demeurent impayés; ou
• (b)
  un membre qui a été suspendu ou déclaré autrement non en règle à la suite d'une procédure disciplinaire.

Les membres en règle ont le droit :

• (a)
  d'assister à toutes les assemblées des membres et d'y voter, sous réserve des dispositions des présents règlements administratifs;
• (b)
  de se porter candidats à l'élection au conseil d'administration, s'ils ont plus de 18 ans; et
• (c)
  de participer aux programmes et aux activités de la personne morale. Un membre qui n'est pas en règle n'a pas le droit de convoquer les assemblées des membres, d'y assister ni d'y voter.

Les jeunes de moins de 18 ans admis sur la base de la demande de leur parent ou tuteur peuvent présenter une demande d'adhésion individuelle à l'âge de 18 ans. Le conseil d'administration peut, à sa discrétion, accorder le droit de vote à un maximum de deux représentants dûment élus des jeunes de moins de 18 ans pour des questions précises.

L'adhésion à la personne morale prend fin lorsque :

• (a)
  un membre démissionne par écrit;
• (b)
  l'adhésion d'un membre prend fin pour non-paiement des cotisations;
• (c)
  un membre est expulsé par résolution du conseil pour un motif valable, après avoir reçu un avis écrit et avoir eu la possibilité de répondre;
• (d)
  la durée de l'adhésion d'un membre expire; ou
• (e)
  un membre omet de confirmer son adhésion dans les 60 jours suivant une demande. À la fin de l'adhésion, tous les droits du membre, y compris tout droit sur les biens de la personne morale, cessent automatiquement d'exister.

La personne morale tient une liste des membres à jour, qui comprend le nom, les coordonnées et le statut de chaque membre. Cette liste sert à déterminer l'admissibilité au vote et à la réception des avis.

Mesures disciplinaires et procédure applicables aux membres

• (a)
  Le conseil peut, moyennant un préavis de 15 jours, décider de sanctionner, de suspendre ou d'exclure un membre pour :
• violation des statuts, des règlements administratifs ou des politiques;
• conduite préjudiciable à la réputation ou à la mission de la personne morale; ou
• tout autre motif raisonnable, tel que déterminé par le conseil.
• (b)
  L'avis indique les motifs, et le membre peut présenter une réponse écrite au moins cinq jours avant la fin du délai de 15 jours.
• (c)
  Si une réponse est reçue, le conseil l'examine et rend une décision finale dans les 10 jours.
• (d)
  La décision du conseil est définitive et exécutoire, sous réserve de la Loi.

Les cotisations annuelles sont fixées par le conseil d'administration et soumises à la ratification à la prochaine assemblée générale annuelle ou assemblée extraordinaire des membres. Les membres sont avisés des modifications proposées aux cotisations au moins 30 jours avant l'assemblée où elles seront examinées.

Les cotisations sont exigibles et payables au début de l'exercice financier. Un membre qui n'a pas payé sa cotisation dans les 90 jours suivant la date d'échéance est considéré comme en défaut. Les membres en défaut reçoivent un avis écrit et un délai de grâce de 30 jours pour régulariser le non-paiement avant d'être retirés de la liste des membres actifs.

Le conseil d'administration peut, à sa discrétion, exonérer ou réduire les cotisations des membres qui démontrent des difficultés financières. Ces décisions sont prises de façon juste et équitable et consignées dans les registres de la personne morale.

Les affaires de l'Association sont gérées par le conseil d'administration, composé d'au moins trois (3) et d'au plus quinze (15) administrateurs qui, en plus de tous les pouvoirs et de toute l'autorité que leur confère expressément le présent règlement administratif, peuvent exercer tous les pouvoirs et accomplir tous les actes que les administrateurs peuvent exercer ou accomplir en vertu de la Loi. Sauf modification effectuée conformément à la Loi, le nombre maximal d'administrateurs est de quinze (15). Toute modification du nombre minimal ou maximal d'administrateurs exige une

modification du présent règlement administratif, sous réserve de l'approbation des membres conformément à la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL).

Le conseil d'administration est composé de dirigeants élus, d'administrateurs sans portefeuille et, au besoin, de membres d'office. Les postes sont les suivants :

• Président (doit être un administrateur en poste)
• Vice-président
• Secrétariat
• Trésorerie
• Administrateurs sans portefeuille (11 au maximum)
• Président sortant (membre d'office sans droit de vote). La composition du conseil d'administration doit refléter les principes de diversité, d'inclusion et d'équité de l'Association.

Qualités requises et admissibilité

• a.
  Un administrateur doit avoir au moins 18 ans et résider dans la région de Waterloo.
• b.
  Un administrateur ne doit pas être un failli non libéré ni avoir été déclaré incapable par un tribunal ou en vertu des lois de l'Ontario.
• c.
  Seuls les membres en règle sont admissibles à une charge.
• d.
  En général, les employés de l'Association ne sont pas admissibles à siéger comme administrateurs. Toutefois, la LOSBL permet des exceptions dans des circonstances particulières, à condition que la nomination :

  • respecte les exigences de la LOSBL concernant les employés-administrateurs,
  • respecte la politique de l'Association sur les conflits d'intérêts, et
  • reçoive l'approbation du conseil.

Les signataires autorisés de l'Association sont :

• 1.
  le président (comptes bancaires, autres documents)
• 2.
  le vice-président (comptes bancaires, autres documents)
• 3.
  le trésorier (comptes bancaires, autres documents)
• 4.
  le secrétaire (comptes bancaires, autres documents)
• 5.
  tout autre membre du conseil nommé par le conseil (comptes bancaires, autres documents).

• a)
  Toutes les opérations bancaires doivent être signées par deux « signataires autorisés », notamment l'ouverture de comptes, l'émission de chèques et l'approbation de virements électroniques.
• b)
  Deux membres d'un même ménage ne peuvent pas détenir un pouvoir de signature en même temps.
• c)
  Doit respecter les politiques financières et comptables de l'Association.

Tous les dirigeants qui s'occupent des finances ou des valeurs de l'Association doivent pouvoir être cautionnés.

Le poste d'administrateur devient vacant si l'administrateur :

• démissionne de sa charge au moyen d'un avis écrit adressé à l'Association;
• manque trois réunions consécutives du conseil sans en informer le secrétaire ou le président en donnant un motif acceptable, sauf instruction contraire du conseil;
• cesse de remplir les conditions énoncées à l'article 6.3;
• est destitué conformément à l'article 6.7.
• Tant que le quorum est maintenu, le conseil peut nommer toute personne qualifiée pour combler une vacance au sein du conseil, quelle qu'en soit la cause. Tout administrateur ainsi nommé occupe sa charge pour la durée attribuée au poste vacant ou pour le reste du mandat de la personne qui a cessé d'être administrateur.

Destitution (conseil)

• a)
  Le conseil d'administration, à la majorité (50 % + 1) des voix, a le droit de recommander aux membres la destitution d'un membre du conseil pour l'un des motifs suivants :

  • non-respect des codes de conduite ou des politiques sur les conflits d'intérêts;
  • absence, sans motif acceptable, à trois (3) réunions consécutives du conseil;

    • manquement aux fonctions de sa charge telles qu'elles sont décrites dans le manuel de politiques du conseil;
    • conduite jugée contraire aux buts et objectifs de la CCAWR;
    • déclaré mentalement incapable ou inapte;
    • déclaré failli non libéré ou reconnu coupable d'un crime.
• b)
  Un administrateur peut être destitué par résolution ordinaire (50 % + 1) des membres adoptée de la manière prescrite par la Loi, et cette personne ne peut pas être réélue comme administrateur pendant trois ans après sa destitution.

Les responsabilités du président sont les suivantes :

• 1.
  Présider le conseil et toutes les assemblées des membres, établir l'ordre du jour en consultation avec le conseil et veiller à ce que le déroulement des assemblées soit conforme aux règlements administratifs et à la LOSBL.
• 2.
  Servir de porte-parole de l'Association pour toutes les questions qui la concernent, conformément aux politiques approuvées par le conseil, ou déléguer cette responsabilité avec l'approbation du conseil.
• 3.
  À la demande de trente (30) membres en règle ou en consultation avec le conseil, convoquer des assemblées extraordinaires de l'Association.
• 4.
  Collaborer avec le conseil, les membres de l'Association et le personnel pour assurer le bon fonctionnement de l'Association et assumer la responsabilité de la supervision opérationnelle.
• 5.
  De concert avec le conseil, nommer les comités ad hoc nécessaires à l'administration générale de l'Association, en veillant à ce que l'ensemble des membres y soit représenté. Toutes les actions des comités doivent respecter les normes de transparence et de responsabilité de la LOSBL.
• 6.
  Présenter un rapport écrit du conseil à chaque assemblée des membres, détaillant les décisions et les actions qui touchent l'Association.
• 7.
  Au plus tard deux (2) mois avant la fin de l'exercice financier en cours, soumettre à l'approbation du conseil le plan de travail et le budget de l'organisation, en veillant à leur conformité avec le plan stratégique et les obligations de reddition de comptes.
• 8.
  Être membre d'office de tous les comités créés par le conseil, avec le droit de participer à toutes les discussions et décisions, conformément aux principes de gouvernance.

Le vice-président :

• 1.
  Aide le président dans l'exercice de ses fonctions et assume la responsabilité en cas d'absence ou d'incapacité de celui-ci, afin d'assurer la continuité du leadership et le respect des obligations fiduciaires prévues par la LOSBL.
• 2.
  Assure la liaison avec les comités et leur donne des directives pour l'élaboration et la présentation de forums et d'événements culturels et éducatifs mettant en valeur les talents uniques de nos communautés diversifiées, conformément aux objectifs stratégiques de l'organisation et aux lignes directrices de la LOSBL sur la gouvernance des comités.
• 3.
  Coordonne ou réalise les projets spéciaux confiés à l'occasion par le conseil d'administration, en veillant à ce qu'ils respectent le plan stratégique et les contraintes financières de l'organisation.
• 4.
  Prépare et présente un rapport aux membres à chaque assemblée générale trimestrielle et annuelle, afin de maintenir la transparence et de satisfaire aux exigences de reddition de comptes.
• 5.
  Travaille avec tous les comités permanents pour s'assurer que leurs plans de travail annuels et leurs budgets sont alignés sur le plan stratégique de l'organisation et présentés pour inclusion dans le budget global de l'organisation, au plus tard deux (2) mois avant la fin de l'exercice financier en cours.

Le secrétaire :

• 1.
  A l'entière responsabilité des livres, des registres et des documents de l'Association, sous la direction et l'approbation du conseil d'administration, et veille au respect des exigences de la LOSBL en matière de tenue de dossiers.
• 2.
  Est responsable de la réception, du tri et du traitement de toute la correspondance, et veille à ce qu'elle soit transmise aux membres du conseil au besoin, dans le respect des politiques de communication.
• 3.
  Est responsable d'aviser les membres des assemblées et de veiller à la rédaction et à la préparation exactes et rapides des procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et du conseil, conformément aux protocoles de réunion et de reddition de comptes de l'Association.
• 4.
  Est responsable de préparer un calendrier annuel des activités de l'Association afin de faciliter la coordination efficace des événements et d'assurer le respect des obligations de la LOSBL en matière d'avis aux membres en temps opportun.
• 5.
  Assiste aux assemblées du conseil et des membres de l'Association et veille à ce que les procès-verbaux et la documentation des assemblées soient facilement accessibles aux membres, comme l'exige la loi.
• 6.
  Soumet à l'approbation du conseil un plan de travail annuel et un budget trois (3) mois avant la fin de l'exercice financier en cours, conformément à l'exigence de transparence de la planification financière.
• 7.
  Prépare toute correspondance écrite au nom de l'Association, en veillant à ce que toutes les communications soient conformes aux politiques et aux lignes directrices de l'Association.

Le trésorier :

• 1.
  Est le gardien des fonds de l'Association et veille à leur bonne gestion conformément aux exigences de la LOSBL en matière de responsabilité financière.
• 2.
  Veille à ce que les politiques financières du conseil soient respectées et signale sans délai tout écart au conseil, conformément aux normes fiduciaires de l'Association.
• 3.
  Surveille le rendement financier par rapport au budget approuvé et en rend compte, en veillant à ce que des rapports soient présentés au conseil chaque trimestre et aux membres à l'assemblée générale annuelle.
• 4.
  Veille à l'émission de reçus pour tous les fonds reçus et au dépôt de tous les fonds dans les comptes bancaires de l'Association au plus tard cinq (5) jours ouvrables suivant leur réception.
• 5.
  Tient des registres complets et exacts des encaissements et des décaissements de tous les fonds, en veillant au respect des normes de présentation de l'information financière.
• 6.
  Veille à la bonne gestion des fonds lors des activités et des événements de l'Association.
• 7.
  Est l'un des signataires autorisés des chèques tirés sur les comptes bancaires de l'Association, en veillant au respect des exigences d'autorisation financière de l'Association.
• 8.
  Présente des rapports financiers au conseil d'administration et aux assemblées générales annuelles, en veillant à la clarté et à la transparence de la situation financière de l'Association.
• 9.
  Soumet à l'approbation du conseil, au plus tard le 31 décembre de chaque année, le budget annuel de l'organisation pour l'exercice financier suivant.
• 10.
  Soumet les livres comptables à l'audit à la clôture de l'exercice financier et fournit tous les renseignements financiers demandés par l'auditeur.
• 11.
  Veille à ce que les états financiers audités soient présentés au conseil d'administration et aux membres à l'assemblée générale annuelle, conformément aux normes de présentation de l'information financière de l'Association.
• 12.
  Propose à l'assemblée générale annuelle la motion de nomination de l'auditeur, conformément au processus de l'Association pour la nomination et la révocation de l'auditeur.
• 13.
  Agit comme ressource financière auprès des autres comités et assure une surveillance financière afin de respecter les exigences de gouvernance financière.

Administrateur sans portefeuille

• 1.
  Aide le conseil dans l'exercice de fonctions précises qui lui sont confiées et rend régulièrement compte au conseil des questions touchant les membres, en veillant à ce que ses actions soient conformes aux objectifs stratégiques et aux obligations fiduciaires de l'organisation.
• 2.
  Coordonne ou réalise les projets spéciaux confiés par le président ou le conseil d'administration, en veillant à ce qu'ils soient conformes à l'orientation stratégique de l'Association et aux normes de transparence.
• 3.
  Préside tout comité permanent ou spécial nommé par le conseil, en veillant à ce que les travaux du comité soient communiqués au conseil et aux membres conformément aux exigences de l'Association en matière de participation des membres et de transparence.

Candidatures

• Chaque année, au plus tard le 31 décembre, le conseil d'administration nomme un comité de mise en candidature composé de trois membres de l'Association, dont la majorité ne sont pas administrateurs. Aucun membre du comité de mise en candidature ne peut être candidat à une charge élective. Le comité de mise en candidature choisit une liste de dirigeants et d'administrateurs comme candidats à l'élection à l'assemblée générale annuelle.
• Au moins 45 jours avant chaque assemblée générale annuelle des membres, le comité de mise en candidature dresse une liste de candidats qualifiés pour les postes électifs disponibles au conseil, compte tenu des dispositions du présent règlement administratif et du mandat du comité de mise en candidature. La liste de ces candidats est remise aux membres avec l'avis de convocation à l'assemblée générale annuelle, au moins 30 jours avant celle-ci. Tout autre membre qui possède les qualités requises peut se porter candidat à un poste d'administrateur.
• Les candidatures de la salle sont permises pendant l'assemblée générale annuelle, à condition que le candidat soit présent ou ait remis un consentement écrit à se présenter à l'élection.
• En cas de vacance entre les assemblées générales annuelles, le conseil d'administration peut accepter des candidatures en cours d'année pour pourvoir les postes d'administrateur et de dirigeant au besoin, conformément à la LOSBL. Des dirigeants ou des administrateurs peuvent aussi être nommés par le conseil et siéger jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle, où les membres peuvent confirmer leur poste. Ces nominations doivent être approuvées au moyen du processus de vérification.

Processus de vérification

• Tous les candidats ou personnes sélectionnées doivent être des membres en règle, au sens des présents règlements administratifs, avant de se présenter à l'élection lors de l'assemblée générale annuelle (AGA), d'une assemblée des membres ou d'une réunion extraordinaire du conseil. Les candidats au poste de président doivent être des administrateurs en poste au moment de leur mise en candidature. Le comité de mise en candidature confirme cette exigence par écrit avant de publier la liste. Les candidats aux postes de vice-président, de secrétaire et de trésorier ne sont pas tenus d'être des administrateurs en poste.
• Le conseil peut mener une entrevue ou un processus d'examen pour évaluer les candidats selon leurs qualifications, leur expérience et leur adhésion à la mission de l'organisation. En général, les candidats sélectionnés doivent soumettre une déclaration d'intérêt et un curriculum vitæ pour examen.
• Ce processus est mené de façon équitable et transparente, conformément à la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL) et aux présents règlements administratifs.

Élections

• Les administrateurs sont élus et se retirent par roulement. Afin d'assurer la continuité et d'éviter des changements massifs au sein du conseil, les administrateurs sont nommés pour des mandats d'un an et de deux ans à l'assemblée générale annuelle. La durée des mandats des postes d'administrateur admissibles est déterminée par le conseil d'administration au moins 60 jours avant l'assemblée générale annuelle.
• Le vote peut avoir lieu en personne, par voie électronique ou par procuration, selon ce que détermine le conseil conformément à la LOSBL.
• L'élection des administrateurs est faite par les membres votants présents en personne à une assemblée des membres dûment constituée au cours de laquelle des administrateurs doivent être élus. L'élection se fait par scrutin secret ou à main levée.
• Les administrateurs peuvent accomplir un maximum de trois mandats consécutifs et au plus six (6) années consécutives au même poste, après quoi ils doivent se retirer pendant au moins un an avant de redevenir admissibles à la réélection.
• Membre d'office : Le président sortant de l'Association devient automatiquement membre d'office, sans droit de vote, du conseil pour la durée d'un mandat de deux ans.

Le nombre minimal requis pour le quorum est déterminé selon l'effectif actuel du conseil. Un minimum de 30 % de l'effectif actuel du conseil constitue le quorum. Plus précisément, cinq (5) membres du conseil constituent le quorum pour toute réunion du conseil dont l'effectif est de 10 ou plus. Un minimum de trois (3) membres constitue le quorum lorsque l'effectif du conseil est inférieur à 10.

Une réunion du conseil à laquelle le quorum est atteint est habilitée à exercer tout ou partie des pouvoirs et attributions conférés au conseil ou que celui-ci peut exercer.

Les questions soulevées à toute réunion du conseil sont tranchées à la majorité simple des voix. En cas de partage des voix, le président a voix prépondérante. Un administrateur qui n'est pas d'accord avec la majorité à une réunion peut faire inscrire sa dissidence, ainsi que ses motifs.

Les réunions du conseil peuvent être convoquées par le président ou à la demande écrite de trois (3) administrateurs. Une réunion du conseil peut être convoquée moyennant un préavis de 48 heures, donné verbalement ou par écrit, par téléphone, télécopieur, courriel ou tout autre moyen de communication.

Une résolution signée par tous les administrateurs est aussi valide et efficace que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil dûment convoquée et constituée. Une approbation électronique est considérée comme équivalente à une approbation signée.

Les membres votants peuvent demander à assister à une réunion du conseil pour traiter d'une question précise en transmettant un avis écrit au moins sept (7) jours à l'avance. Le président confirme les détails de la réunion par écrit. Le conseil peut limiter le temps de parole, et les membres présents n'ont pas de droit de vote.

Les personnes qui acceptent un poste au conseil d'administration doivent signer la politique sur les conflits d'intérêts, dont une copie est conservée par le secrétaire. Les personnes qui acceptent un poste au conseil d'administration ont une obligation fiduciaire d'agir avec honnêteté, de bonne foi, avec loyauté et dans l'intérêt supérieur de l'Association. L'intérêt de l'Association doit passer avant celui d'un administrateur, et l'administrateur doit divulguer tous les renseignements susceptibles de créer un conflit d'intérêts. Les obligations d'un administrateur exigent qu'il ne tire aucun profit d'un projet ou d'une activité de la CCAWR, sauf dans les conditions suivantes :

• (a)
  Le conseil décide, après avoir sollicité des soumissions concurrentielles, qu'il est dans l'intérêt de l'Association, pour des raisons de qualité ou d'avantage particulier, d'attribuer un contrat à un administrateur ou d'acheter des biens ou des services auprès de lui.
• (b)
  L'administrateur concerné ne participe pas à la décision d'attribuer le contrat ou d'acheter les biens et services.

Les membres, bénévoles, employés, clients, bailleurs de fonds et la communauté qu'elle sert s'attendent à ce que l'Association offre un environnement qui témoigne du respect d'autrui, du respect des processus et des résultats démocratiques et du respect de la confidentialité dans toutes les questions que le conseil juge confidentielles.

Les membres du conseil d'administration font preuve de bon jugement dans leurs interactions avec le personnel, les bénévoles, les clients ou les autres membres du conseil, de manière à favoriser le plus grand professionnalisme.

Afin d'assurer la transparence et la responsabilité du conseil, les membres du conseil sont tenus de respecter l'ensemble des politiques, protocoles et procédures de l'Association.

Tous les membres du conseil sont censés respecter les décisions et les positions prises par le conseil, indépendamment de leurs opinions personnelles.

Sous réserve de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL), les fonctions, les attributions et le mandat précis de chaque comité sont déterminés par le conseil. Ils doivent s'harmoniser avec les priorités stratégiques et la mission de l'Association.

• Mandat des comités : Chaque comité dispose d'un mandat écrit qui en précise la mission, les objectifs, les rôles, les responsabilités et l'étendue des pouvoirs. Le mandat doit être examiné et mis à jour régulièrement afin de rester en phase avec l'évolution des objectifs de l'Association.
• Plan de travail annuel : Chaque comité prépare un plan de travail annuel qui décrit ses principales activités, ses échéanciers et les résultats attendus pour l'année. Ce plan de travail est approuvé par le conseil et sert de cadre au fonctionnement du comité.

Direction des comités et reddition de comptes

• Présidents de comité : Tous les comités permanents sont présidés par un administrateur, qui est responsable de diriger le comité, de veiller au respect du mandat et de superviser la mise en œuvre du plan de travail du comité. Le président du comité rend compte au conseil du rendement et des activités du comité.
• Composition des comités : La composition de chaque comité, y compris le nombre d'administrateurs et de membres non administrateurs (le cas échéant), est déterminée par le conseil. Le conseil peut décider d'inclure des personnes de l'extérieur de l'Association, comme des experts ou des intervenants communautaires, selon l'orientation et les besoins du comité.
• Rapports au conseil : Chaque comité doit fournir régulièrement des mises à jour sur ses activités, ses décisions et ses progrès vers l'atteinte des objectifs prévus dans son mandat et son plan de travail annuel. Il doit soumettre un rapport écrit au conseil au moins une fois par trimestre, ou à la demande du conseil, portant sur les principales activités, les réalisations et toute suggestion de suivi. Les comités doivent aussi signaler tout problème majeur au conseil.

Pouvoirs et limites des comités

• Délégation de pouvoirs : Le conseil peut déléguer aux comités le pouvoir de s'occuper de certaines tâches décrites dans leur mandat. Cependant, si un comité souhaite prendre une décision ou une mesure qui dépasse ce que permet son mandat, il doit obtenir l'approbation du conseil. Cela garantit que le conseil garde le contrôle des décisions organisationnelles importantes.
• Approbation des événements ou des activités : Si un comité souhaite entreprendre une activité qui ne figure pas dans son plan de travail approuvé ou son mandat, il doit présenter une proposition détaillée au conseil. La proposition doit expliquer comment l'activité s'harmonise avec la mission, les buts et les objectifs de l'Association.

Participation et responsabilité des comités

• Composition des comités : Le conseil décide de la composition de chaque comité, qui peut comprendre à la fois des administrateurs et des non-administrateurs. Les membres non administrateurs peuvent être choisis pour leur expertise ou leur engagement communautaire, dans la mesure où cela correspond à l'objet du comité et aux buts de l'Association.
• Conflit d'intérêts : Les membres des comités doivent respecter la politique de l'Association sur les conflits d'intérêts et divulguer tout intérêt personnel ou professionnel susceptible d'entrer en conflit avec leurs fonctions au sein du comité.

Procédures des réunions de comité

• Réunions : Les comités se réunissent au besoin pour accomplir leur travail, et la fréquence des réunions est déterminée par le président du comité en consultation avec le conseil. Les réunions peuvent se tenir en personne ou par des moyens électroniques, comme la vidéoconférence ou la téléconférence.
• Quorum : Le quorum des réunions de comité est déterminé par le mandat du comité. À défaut de précision, la majorité simple des membres du comité constitue le quorum.

Quorum : Le quorum des assemblées de l'Association est le suivant :

• Pour une assemblée générale ou une assemblée extraordinaire de l'Association, le quorum est d'au moins 10 membres en règle.

Droits de vote : Les membres réguliers en règle peuvent exercer le droit de vote. Le vote se déroule comme suit :

• Pour l'élection des membres du conseil, le vote se fait à main levée, à moins qu'une motion soit adoptée pour retenir une autre méthode (comme le scrutin secret).
• Pour toutes les autres questions nécessitant un vote, le vote se fait à main levée, sauf indication contraire du conseil ou des membres.

Admissibilité à l'assemblée générale annuelle (AGA) : Aux fins de l'assemblée générale annuelle (AGA), un membre en règle est un membre dont la cotisation est à jour à la date de l'assemblée.

Candidatures : Aux fins de l'AGA, un comité de mise en candidature composé de trois membres (dont la majorité ne doivent pas être membres du conseil) est nommé par le conseil au plus tard le 31 décembre. Ce comité exerce les fonctions prévues à l'article 8.1, y compris veiller à ce que les candidatures à l'élection au conseil soient équitables et transparentes.

Calendrier et avis de l'assemblée générale annuelle (AGA) : Une assemblée générale annuelle (AGA) est tenue au plus tard 15 mois après la précédente, à la date et à l'endroit déterminés par une résolution du conseil. L'avis de convocation à l'AGA est envoyé par voie électronique ou par la poste à tous les membres en règle au moins vingt et un (21) jours avant l'assemblée. L'AGA a pour objets :

• d'élire les dirigeants et les administrateurs pour le prochain mandat;
• de recevoir le rapport du conseil du président ainsi que les rapports des autres dirigeants et des comités;
• d'examiner le rapport de l'auditeur ou d'autres rapports financiers;
• de nommer un auditeur externe, au besoin, qui reste en poste jusqu'à la prochaine AGA ou jusqu'à la nomination d'un successeur;
• de traiter toute autre question que l'Association peut exiger.

Assemblées des membres : Outre l'AGA, d'autres assemblées des membres peuvent être convoquées par le président avec l'approbation du conseil lorsque le conseil d'administration le juge nécessaire.

Assemblées extraordinaires : Une assemblée extraordinaire peut être demandée par un quorum de 15 membres en règle. Dans ce cas, le président ou le vice-président convoque l'assemblée extraordinaire dans les sept (7) jours suivant l'avis écrit des membres.

Décisions : Les décisions de toutes les assemblées des membres sont prises à la majorité des voix des membres présents, sauf si une majorité plus élevée est exigée par les présents règlements administratifs.

Avis et erreur ou omission : Aucune erreur ou omission dans l'avis de convocation d'une assemblée, ou de son ajournement, n'invalide l'assemblée ni les délibérations qui s'y déroulent. Aux fins de la signification d'un avis

de convocation, l'adresse d'un membre est la dernière adresse inscrite dans les registres de l'Association.

Ajournement des assemblées : Toute assemblée de l'Association peut être ajournée à la date et à l'endroit fixés par le président d'assemblée. Des affaires peuvent être traitées à l'assemblée ajournée comme si elle faisait partie de l'assemblée initiale. Aucun avis n'est requis pour ces ajournements, et les assemblées peuvent être ajournées même en l'absence de quorum.

Tout avis, toute communication ou tout document à remettre à un membre ou à un administrateur est valablement donné :

• Remise en main propre : remis directement à la personne, en personne ou à l'adresse de la personne indiquée dans les registres de la personne morale.
• Envoi postal : envoyé par courrier ordinaire ou par d'autres moyens, comme le courrier recommandé, le courrier certifié ou le service de messagerie prépayé, à l'adresse inscrite de la personne.
• Avis électronique : envoyé par voie électronique (p. ex., courriel, WhatsApp ou d'autres plateformes de médias sociaux) aux dernières coordonnées connues de la personne.
• Délai de l'avis : L'avis de convocation aux assemblées doit être donné aux membres en règle au moins 10 jours avant l'assemblée.
• Déclaration d'avis : La déclaration du secrétaire selon laquelle l'avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et concluante de la remise de cet avis.

Les avis peuvent être envoyés par voie électronique aux membres, aux administrateurs ou aux dirigeants à l'aide des coordonnées figurant dans les registres de la personne morale. Les membres doivent consentir aux avis électroniques et peuvent s'y soustraire ou mettre à jour leurs coordonnées.

L'omission accidentelle de donner un avis ou la non-réception d'un avis n'invalide aucune mesure prise à une assemblée, à condition que la personne morale ait fait des efforts raisonnables pour remettre l'avis. Des efforts raisonnables peuvent inclure l'utilisation de plusieurs moyens de communication (p. ex., courriel, courrier postal).

Si un avis ne peut être livré deux fois de suite, la personne morale n'est pas tenue de continuer à envoyer des avis, à moins que le membre ne fournisse une adresse à jour.

Les membres doivent tenir leurs coordonnées à jour.

Tout membre, administrateur ou dirigeant peut renoncer à tout avis requis en vertu des présents règlements administratifs ou de la Loi. Cette renonciation peut être donnée avant ou après l'événement ou l'assemblée pour lequel l'avis était requis et remédie à tout défaut dans le processus d'avis.

Le Fonds de fonctionnement :

• 1.
  est administré par le conseil d'administration et géré par le trésorier;
• 2.
  sert uniquement à financer les dépenses de fonctionnement et les dépenses courantes ou récurrentes de l'Association;
• 3.
  est alimenté par la collecte de fonds au moyen de dons, d'activités de financement, de cadeaux, de cotisations ou de subventions.

Le Fonds de bourses d'études et d'éducation :

• 1.
  est administré par le conseil d'administration ou par tout comité qu'il nomme à cette fin, et géré par le trésorier;
• 2.
  offre de l'aide aux enfants des membres et à d'autres groupes desservis par l'Association; cette aide peut prendre la forme de bourses d'études annuelles;
• 3.
  est alimenté par la collecte de fonds au moyen de dons, d'activités de financement, de cadeaux ou de subventions.

Le Fonds d'immobilisations :

• 1.
  sert à acquérir et à entretenir des biens corporels et incorporels destinés à des activités sociales, culturelles et autres activités appropriées;
• 2.
  est administré par le conseil d'administration;
• 3.
  est alimenté par la collecte de fonds au moyen de dons, d'activités de financement, de cadeaux ou de subventions.

À la majorité des voix à toute réunion du conseil dûment constituée, le conseil d'administration peut approuver le transfert d'argent entre les fonds, selon ce qu'il juge approprié et conforme aux exigences de l'organisation.

Fonds supplémentaires

• 1.
  Création de nouveaux fonds : Le conseil d'administration peut créer des fonds supplémentaires au besoin, pourvu qu'ils soient conformes à la mission et aux objectifs de l'Association. Ces fonds peuvent être affectés à des fins précises, notamment des dotations, des améliorations d'immobilisations, la recherche ou des programmes spéciaux.
• 2.
  Administration des fonds : Tout nouveau fonds créé est administré par le conseil d'administration ou par un comité désigné, et géré par le trésorier. L'objet, l'utilisation et la gouvernance du nouveau fonds sont clairement énoncés dans la résolution qui le crée.
• 3.
  Collecte de fonds pour les nouveaux fonds : Les fonds supplémentaires peuvent être alimentés par des dons, des activités de financement, des cadeaux ou des subventions propres à l'objet du fonds. Chaque fonds a ses propres lignes directrices de collecte de fonds, qui correspondent à son objet.
• 4.
  Rapports et transparence : Le conseil veille à ce que les registres financiers de chaque fonds supplémentaire soient tenus séparément et conformément aux exigences légales et à celles des donateurs. Des rapports annuels sur l'état, l'utilisation et le solde de tout nouveau fonds sont présentés à l'assemblée générale annuelle, avec les autres fonds.
• 5.
  Utilisation des fonds : Chaque fonds créé est utilisé uniquement aux fins énoncées lors de sa création, et le conseil veille à ce que les fonds ne soient pas transférés à un autre fonds, sauf approbation du conseil conformément aux procédures de l'article 14.5 (Transferts de fonds).

Le conseil d'administration veille à ce que la gestion financière de l'Association respecte les lois, règlements et normes applicables, afin d'assurer la bonne gestion de tous les fonds et la protection des actifs. Le conseil met en œuvre des politiques et des procédures qui favorisent la transparence, la responsabilité et de bonnes pratiques financières dans tous les aspects des opérations financières de l'Association, conformément aux politiques financières et comptables actuelles de l'Association.

États financiers

• 1.
  États financiers annuels : L'Association prépare et présente des états financiers annuels qui reflètent sa situation financière. Ces états sont établis selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR) ou d'autres normes reconnues, et comprennent :

  • le bilan (état de la situation financière);
  • l'état des résultats (état des produits et des charges);
  • l'état de l'évolution de l'actif net;
  • l'état des flux de trésorerie (le cas échéant).
• 2.
  Audit ou examen :

  • Un auditeur ou un comptable indépendant examine les états financiers et exprime une opinion sur leur exactitude.
  • Si la loi ou le conseil l'exige, l'Association engage un auditeur externe pour effectuer un audit complet.
  • Le rapport de l'auditeur est présenté au conseil et inclus dans les documents de l'AGA pour examen par les membres.

Rapports financiers

• 1.
  Rapports annuels : Le trésorier fournit au conseil d'administration des rapports financiers trimestriels et un rapport annuel complet, qui comprend un résumé des produits et des charges et une ventilation des fonds dans chacun des comptes de l'Association.
• 2.
  Divulgation publique : L'Association met à la disposition du public, des membres et des autres parties prenantes ses états financiers et ses rapports d'audit, conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels et selon ce qui convient. Cela peut comprendre la publication des documents sur le site Web de l'Association ou leur distribution aux membres sur demande.

Budget et planification financière

• 1.
  Budget annuel : Le conseil d'administration approuve un budget annuel avant le début de chaque exercice financier, qui reflète les produits prévus, les dépenses et l'affectation des fonds aux divers programmes et activités. Le budget est préparé par le trésorier et présenté au conseil pour examen et approbation.
• 2.
  Suivi et ajustements : Le trésorier surveille les activités financières et en rend compte régulièrement au conseil afin de s'assurer que l'Association respecte son budget et atteint ses objectifs financiers. Tout écart important par rapport au budget est porté à l'attention du conseil, et des ajustements peuvent être apportés avec son approbation.

Le conseil d'administration établit des contrôles internes pour s'assurer que toutes les opérations financières sont dûment autorisées, consignées et suivies. Voir la politique financière et comptable. Ces contrôles comprennent notamment :

• la séparation des tâches afin d'empêcher qu'une même personne contrôle à la fois l'encaissement et le décaissement des fonds;
• des rapprochements réguliers des comptes bancaires et des registres financiers;
• une autorisation appropriée des dépenses et des transferts de fonds;
• la supervision des opérations financières par le conseil ou par un comité des finances désigné.

L'Association peut constituer un fonds de réserve pour assurer la stabilité financière et prévoir les dépenses imprévues ou les urgences. Le montant à mettre en réserve, les critères d'utilisation et la gestion de ces réserves sont déterminés par le conseil, en consultation avec le trésorier.

Les membres du conseil, les dirigeants et les employés doivent divulguer tout conflit d'intérêts potentiel lié aux questions financières de l'Association, conformément à la politique sur les conflits d'intérêts. Toute personne en situation de conflit doit se retirer des processus décisionnels portant sur ces questions financières.

Conformité et exigences légales

• 1.
  Le conseil veille à ce que les opérations financières de l'Association respectent toutes les lois applicables, y compris la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL), la Loi de l'impôt sur le revenu (pour le statut d'organisme de bienfaisance, le cas échéant) et les autres règlements fédéraux, provinciaux et locaux pertinents.
• 2.
  Le trésorier veille à ce que tous les documents nécessaires, y compris les déclarations de revenus, les divulgations financières et tout autre document requis, soient déposés en temps opportun et avec exactitude.

Tenue et conservation des dossiers

• 1.
  L'Association conserve ses registres financiers pendant au moins sept ans ou pendant toute autre période exigée par la loi.
• 2.
  Le trésorier est responsable de tenir des registres financiers exacts et à jour, y compris les reçus, les relevés bancaires, les factures et les autres pièces justificatives.

Tous les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres instruments écrits qui doivent être signés par la personne morale sont signés par deux dirigeants ou administrateurs, ou conformément à la politique d'autorisation financière de la personne morale. Le conseil peut, à l'occasion, préciser la manière dont un document ou un type de document particulier doit être signé et par qui. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un instrument, d'une résolution, d'un règlement administratif ou d'un autre document de la personne morale est conforme à l'original.

Le conseil tient un registre des personnes autorisées à signer des documents ou des catégories de documents précis et veille à ce que ces personnes connaissent clairement leurs responsabilités et leurs limites. Cela permet de maintenir la clarté et la responsabilité dans toutes les questions juridiques et financières.

Les opérations bancaires de la personne morale sont effectuées auprès d'une institution financière (p. ex., une banque, une société de fiducie ou une autre entreprise ou société exerçant des activités bancaires) désignée et nommée par le conseil d'administration. Cette désignation peut viser une ou plusieurs institutions, et ces décisions sont examinées périodiquement par le conseil.

Les opérations bancaires de la personne morale, y compris la gestion des comptes et l'exécution des opérations financières, sont effectuées par des dirigeants ou des personnes désignées par le conseil d'administration. Ces personnes agissent conformément aux résolutions du conseil et peuvent comprendre des membres du personnel ou d'autres représentants autorisés à gérer des comptes ou des types d'opérations précis.

Aucun membre du conseil n'est personnellement responsable, de quelque façon que ce soit, des actes, des manquements, des pertes, des dépenses ou des autres déficiences d'un autre membre du conseil ou d'un employé de l'Association, ni de toute perte, de tout dommage ou de toute dépense subi par l'Association en raison de circonstances imprévues liées à l'acquisition de biens sur ordre du conseil au nom de l'Association, ni de la perte d'argent ou d'autres valeurs déposés auprès d'une institution financière qui fait faillite ou devient insolvable.

Chaque membre du conseil, administrateur ou dirigeant de l'Association, et toute autre personne agissant au nom de l'Association, est indemnisé et tenu indemne par les fonds de l'Association à l'égard :

• de tous les coûts, frais et dépenses, y compris les honoraires juridiques, qu'il subit ou engage dans le cadre de toute action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à condition qu'il ait agi de bonne foi et d'une manière qu'il croyait raisonnablement être dans l'intérêt supérieur de l'Association, sauf lorsque ces coûts sont causés par sa propre inconduite volontaire, sa négligence ou son défaut;
• de tous les autres coûts, frais et dépenses qu'il subit ou engage relativement aux affaires de l'Association, à condition qu'il ait agi de bonne foi et dans l'intérêt supérieur de l'Association, sauf lorsque ces coûts découlent de sa propre inconduite volontaire, sa négligence ou son défaut. L'Association indemnise aussi ces personnes dans d'autres circonstances permises par la loi. L'Association peut, sans y être tenue, souscrire une assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants pour couvrir les obligations d'indemnisation de l'Association.

La constitution peut être modifiée à une assemblée générale annuelle, trimestrielle ou extraordinaire de l'Association par une résolution extraordinaire adoptée à la majorité des deux tiers des membres réguliers présents et votants, à condition qu'un préavis écrit de sept jours de la modification proposée ait été transmis à tous les membres.

Sauf disposition contraire de la Loi, des statuts ou d'un règlement administratif, les administrateurs peuvent prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif par résolution. Ces changements prennent effet dès l'approbation du conseil, sauf pour les questions visées aux alinéas 103(1)g), k) et l) de la LOSBL, qui exigent la confirmation des membres.

• La modification ou l'abrogation demeure en vigueur si elle est confirmée par les membres habiles à voter à la prochaine assemblée annuelle ou extraordinaire.
• Si la modification ou l'abrogation n'est pas confirmée par les membres, elle cesse d'avoir effet.
• Une résolution ultérieure ayant essentiellement le même objet ne peut prendre effet avant d'avoir été confirmée par les membres à une assemblée.

Tous les règlements administratifs, résolutions et textes antérieurs de la personne morale qui sont incompatibles avec le présent règlement administratif sont abrogés. L'abrogation ne porte pas atteinte à la validité des actes, droits, privilèges, obligations ou responsabilités acquis ou contractés en vertu des règlements administratifs antérieurs, y compris les contrats, ententes ou obligations financières.

L'abrogation d'un règlement administratif, en tout ou en partie, ne porte pas atteinte à la validité des actes, droits, privilèges, obligations ou responsabilités acquis ou contractés en vertu de ce règlement administratif avant son abrogation, y compris les contrats, ententes ou obligations financières.

Si la personne morale est dissoute ou cesse ses activités, la dissolution est effectuée conformément aux dispositions de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL) et de toute loi applicable régissant la dissolution des personnes morales sans but lucratif en Ontario.

À la dissolution, le conseil d'administration veille à ce que toutes les dettes, obligations et responsabilités de la personne morale soient réglées. Cela comprend le paiement ou la constitution d'une provision pour le paiement de toutes les obligations financières en suspens, y compris les prêts, les comptes créditeurs, les impôts et toute autre obligation de la personne morale au moment de la dissolution.

À la dissolution de la personne morale et après le paiement de toutes les dettes et obligations, ses biens restants sont distribués ou aliénés au profit de donataires reconnus au sens du paragraphe 149.1(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada).

Conformément aux exigences de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL), aucune partie des biens de la personne morale n'est distribuée à ses membres, administrateurs, dirigeants ou toute autre personne, sauf à titre de rémunération pour les services rendus ou de remboursement des dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leurs fonctions pour la personne morale.

La personne morale se conforme à toutes les exigences de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL) relatives au processus de dissolution, y compris le dépôt des documents nécessaires auprès des autorités gouvernementales compétentes et le respect de toutes les obligations légales. Toute mesure prise dans le cadre du processus de dissolution est soumise à la supervision du conseil, de l'ensemble des membres et des autorités gouvernementales applicables.

Tous les membres du conseil demeurent politiquement non partisans dans toutes leurs démarches au nom de l'Association.

Le conseil d'administration peut, par résolution, verser des honoraires à tout bénévole de l'Association, le montant et le moment étant déterminés par le conseil.

L'ensemble des membres est la source ultime de l'autorité. Le conseil d'administration gère l'organisation au nom de ses membres et formule des politiques qu'il recommande à l'ensemble des membres pour examen.

Ces règles constituent l'autorité parlementaire de l'Association.

En cas de dissolution de l'Association, après le paiement de toutes les dettes et obligations, les biens restants sont distribués à des organismes de bienfaisance qui appuient les valeurs et les objectifs de l'Association et qui exercent leurs activités uniquement au Canada.

La discrimination fondée sur la race, la croyance, la couleur, l'origine nationale, l'affiliation politique ou religieuse, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial, le lien de parenté et le handicap est interdite par la personne morale ou au sein de celle-ci.

La personne morale n'adopte pas l'usage d'un sceau.

La fin de l'exercice financier de la personne morale est déterminée par le conseil à l'occasion. À la date d'adoption du présent règlement administratif, l'exercice financier de la personne morale se termine le 31 décembre.

La personne morale surveille son statut de personne morale d'intérêt public ou de personne morale qui n'est pas d'intérêt public en vertu de la Loi.

• « Personne morale d'intérêt public » désigne :

  • une personne morale de bienfaisance, ou
  • une personne morale non caritative qui reçoit, au cours d'un exercice financier, plus de 10 000 $ ou un autre montant prescrit sous forme de dons ou de cadeaux de non-membres, ou de subventions de gouvernements ou d'organismes connexes.
• Une personne morale qui n'est pas d'intérêt public est une personne morale qui ne répond pas aux critères d'une personne morale d'intérêt public.

Le conseil peut adopter, modifier ou abroger des politiques de fonctionnement qui ne sont pas incompatibles avec un règlement administratif de la personne morale et qui portent sur des sujets tels que le mandat des comités, les fonctions des dirigeants, les codes de conduite, les conflits d'intérêts, le recrutement de bénévoles et les exigences de procédure. Toute politique de fonctionnement adoptée par le conseil demeure en vigueur jusqu'à ce qu'elle soit modifiée, abrogée ou remplacée par une résolution ultérieure du conseil.

L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition du présent règlement administratif n'affecte pas la validité ni l'applicabilité des autres dispositions.